5 Tips agar Inbox Email kita menjadi productivity tool

Email adalah media yang sering digunakan untuk berkomunikasi terutama dalam dunia kerja. Keuntungan utama yang bisa didapat dengan menggunakan email dibanding media komunikasi lain seperti voicecall atau chat adalah komunikasi akan terdokumentasi. Walaupun masih ada kekurangan, terutama dari segi waktu, email bukanlah media komunikasi yang real-time, jadi kalau kita butuh respon cepat tidak bisa mengharapkan email. Bahkan kadang email pun bisa saja tidak dibalas dengan alasan : "Oh, maaf, saya nggak liat, tenggelam di inbox he he" :|

Ini ada beberapa tips penggunaan email yang saya terapkan selama ini agar penggunaan email bisa lebih produktif.

1. Zero Inbox.
   Pastikan inbox kita kosong, hapus atau archive semua email kita dari inbox. Tapi pastikan kita melakukan satu dari tiga hal berikut: follow up semua email yang membutuhkan respon kita, hapus email yang sudah tidak relevan, tandai email yang masih on-progress (misalnya menunggu respon dari orang lain). Dengan Inbox yang kosong, kita bisa memastikan tidak akan ada email yang terlewat, selama kita bisa konsistem melakukan tiga hal tadi.
2. Gunakan label dengan bijak.
   Untuk setiap email yang penting, pasti akan saya beri label atau tag. Ada dua label utama yang saya gunakan: ACTION untuk email-email yang perlu respon atau follow up dari saya, dan HOLD untuk semua email yang masih menunggu respon dari orang lain (Terutama untuk email yang saya kirim). Pentingnya untuk menggunakan label HOLD ini adalah agar tidak ada komunikasi yang terhambat karena pihak lain.
   
   Secara tidak langsung dua label itu membuat inbox saya menjadi sebuah to do list. Jika ada email yang sudah berhari-hari tidak direspon rekan saya, saya bisa kirim email reminder atau ingatkan via media komunikasi lain (mungkin yang bersangkutan jarang buka email).
3. Gunakan multiple inbox
   Multiple Inbox adalah salah satu fitur pada Gmail Labs, menyediakan beberapa inbox yang akan menampilkan email dengan kondisi tertentu, dalam bentuk search. Saya menggunakan multiple inbox untuk menampilkan 3 hal, email dengan label ACTION yang harus saya balas, email dengan label HOLD untuk memastikan semua komunikasi yang saya lakukan ada responnya, dan email yang saya mute, biasanya untuk milis agar kalau orang lain di milis berdiskusi, notifikasi email baru tidak akan masuk ke hitungan inbox saya.
4. Gunakan filter sebaik mungkin
   Saya menggunakan filter untuk beberapa jenis email, misalnya email dari third party software sebagai reminder, saya buat agar skip inbox dan langsung diberi label ACTION. Atau untuk email dari diri sendiri (biasanya untuk mengirim file dari handphone yang tidak bisa sinkron via Dropbox atau Skydrive).
5. Unsubscribe dari milis komunitas atau milis iklan. 
   Hal sederhana yang mungkin lupa dilakukan orang, jika memang email milis tidak pernah kita baca atau bahkan tidak pernah buka, lebih baik kita unsubscibe saja daripada memenuhi inbox kita, dan menutupi email-email yang sebenarnya penting.

Itu beberapa tips yang bisa saya bagikan :) Ada hal lain yang kalian lakukan dengan email agar lebih produktif? Tulis di komentar ya :D